为切实做好2005年全国东西合作经贸洽谈会期间的科技合作与交流工作，展务协调部及时制定了工作方案，明确了工作任务，成立了综合、展务策划、展示交易、展馆设施、保障服务及网上交易等六个职能组，进一步细化了人员分工、明确了岗位职责。目前，各项展务工作已全面就绪。
已确定参展的高等院校40余家，其中包括:清华大学、复旦大学、南京农业大学、厦门大学、中国农业大学、吉林大学、武汉理工大学、华中农业大学、南阳理工学院、南京农业大学、上海交通大学、上海大学、东华大学、湖南大学、上海理工大学、上海应用技术学院、同济大学、武汉大学、华中科技大学、武汉工业大学、上海水产大学、郑州大学、河南农业大学、河南工业大学以及省教育厅组团参加的20家高等院校共40余家省内外高等院校。
将要参加大会的科研院所近20家，其中包括：上海轻工业研究所、上海市食品研究所、上海市精细化研究所、上海市激光技术研究所、上海市园林科学研究所、上海市纺织科学研究院、上海市化工研究院、上海市电气自动化研究所、上海市发电设备成套研究所、核工业部第八研究所、河南省科学院、河南省农科院、国家海洋局第三海洋研究所等近20家。
大会期间还将有50余家高新技术企业到会开展技术合作，其中包括：上海市城市无公害资源化技术发展有限公司、上海精细化工研究所三精工贸有限公司、中科院上海生物工程有限公司、上海莘海生态农业发展有限公司、诺格拉上海世达尔现代农机有限公司、上海技术交易所、日本国际交流中心、山东齐鲁饲料公司、天河药业有限公司、新乡豫新机械厂、省肉牛纯繁中心、许昌畜牧改良站、农业部科技发展中心、深圳?正林电子集团、广州?舒乐电子科技有限公司、北京威?杰士服饰有限公司、广东阳江市天艺五金有限公司、中日农业科技交流中心、中国禽肉加工研究会、中国经济科技开发国际交流协会以及省内高新技术企业等近50家。
大会的布展工作也已完成。根据大会组委会的要求，经过多方论证、精心策划，一、二、三楼特展全部定位，标展部分已落实。一楼科技合作区现已确定特装展位12个，标展17个，其中标展改特装4个。郑州大学12m×16m特装1个，省科学院、农科院、工业大学、农业大学6m×9m特装各1个，省教育厅6m×9m特装2个，洛阳政府10m×15m特装1个。二楼项目洽谈区已落实特装展位3个，标展150个，其中郑州市5m×18m特装1个，商丘市5m×12m特装1个，焦作市5m×6m特装1个。三楼形象展示厅，九县二区特装现布展已落实。今年的展示厅将以一流的会展设计、高品位的形象宣传、最佳的展示效果成为今年大会的一大亮点。
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